B2B 사무용품 구매 프로세스 7단계

회사는 생각보다 사무용품 구매할 일이 많고 또 잦습니다.

그렇다고 간단하지도 않죠. 사무용품 구매는 보통 기업 간의 B2B 거래로, 다양한 이해관계를 따져보고 복잡한 절차로 진행됩니다. 보통 장기적인 계획을 기반으로 대량구매를 하는 것이 일반적이고, 제품의 품질과 내구성, 가격, 공급 안정성 등을 면밀히 비교하고 업체를 선별합니다.

이 글을 읽는 담당자님은 어떤 상황인가요?
혹시 사무용품 구매를 담당하거나, 기존 거래처 리스트를 업데이트해야 하는 시점이 찾아왔나요? 총무 특성상 업무의 8할을 자료 조사에 의존할 수 밖에 없는 여러분을 위해 'B2B 사무용품 구매 프로세스 7단계'를 준비했습니다. 함께 확인해보시죠.

B2B 사무용품 구매 프로세스 7단계

단계 1: 목표 설정하기

• 1-1. 목표 설정: 명확하고 현실적인 목표를 설정해야 합니다. 너무 모호한 목표는 후속 단계에 영향을 미칠 수 있습니다. 예를 들어, "IT 장비 구매" 대신 "13인치 노트북 50대 구매"와 같이 구체적으로 명시하세요.
• 1-2. 예산 계획: 예산을 정확하게 계획하고 지출 제한을 설정해야 합니다. 예산 초과는 재정 문제를 야기할 수 있으므로 조심하세요.
• 1-3. 제품 사양 확인: 필요한 제품의 사양을 정확히 확인하세요. 제품이 업무 요구사항을 충족해야 하며, 부가적인 기능이나 특성도 고려해야 합니다.

B2B 사무용품 구매 프로세스의 첫 번째 단계는 기초를 다지는 과정입니다. 먼저, 목표 설정이 중요합니다. 어떤 제품을 구매하고자 하는지 명확하게 정의하고, 구매의 목적과 목표를 명확히 해야 합니다. 그다음으로는 예산 계획을 세우는 것이 필요합니다. 

제품 구매에 사용 가능한 자금을 파악하고 예산을 계획하여 금전적인 측면을 고려해야 하죠. 마지막으로, 필요한 제품의 세부 사양을 확인합니다. 어떤 기능이나 특성이 필요한지를 결정하고 이를 기반으로 후속 단계를 진행합니다.

단계 2: 공급업체 조사

• 2-1. 공급업체 신뢰성: 공급업체의 업력과 신뢰성을 조사하세요. 이전 고객 리뷰 및 평가, 업체의 경력과 인증 등을 확인합니다.
• 2-2. 가용성 및 납품 시간: 주문한 제품의 가용성과 납품 시간을 고려하세요. 시간에 쫓기는 프로젝트의 경우 빠른 납품이 필수적입니다.
• 2-3. 비용 및 혜택 비교: 다양한 공급업체의 가격과 제공하는 혜택을 비교하고 장기적인 가치를 고려하세요.

진정한 총무 구매 업무의 시작은 공급업체 조사로부터 시작합니다. 이때 공급업체 선택 기준을 미리 설정하는 것이 핵심인데요. 공급업체를 조사할 때 비교 견적이 가능하도록 적어도 3개 업체 이상은 조사해야 한다는 불문율이 있습니다. 

어떤 공급업체가 어떤 사무용품을 제공할 수 있는지와 각각의 강점을 조사하고, 이들의 신뢰성과 실적을 검토합니다. 그리고 가격, 품질, 납품 일정, 지원 및 서비스 수준과 같은 선택 기준을 고려하여 최적의 공급업체를 선정합니다. 이는 향후 단계에서 협상과 계약을 수행하는 데 중요한 기반을 제공합니다.

단계 3: 견적 및 제안 요청

• 3-1. 정확한 정보 제공: 견적 및 제안 요청서에 정확한 정보를 포함하세요. 불명확한 정보는 제안서 작성자에게 혼란을 줄 수 있습니다.
• 3-2. 기한 관리: 견적 요청서 및 제안서 제출 기한을 엄수하세요. 시간을 준수하지 않으면 프로세스가 지연될 수 있습니다.
• 3-3. 선별과 평가: 제안서를 비교하고 평가하는 데 시간을 들여야 합니다. 가격뿐 아니라 제품 품질, 지원 및 조건도 고려하세요.

업체 조사를 마쳤다면, 이제 선택한 공급업체들에게 견적을 요청하고 제안서를 받을 차례입니다. 견적 요청서는 제품의 세부 사양, 납품 일정, 수량, 가격 및 기타 조건을 명확히 기술해야 합니다. 공급업체들은 이러한 정보를 바탕으로 제안서를 작성하고 제출합니다. 이 단계에서는 제안서를 비교하고 평가하여 가장 적합한 공급업체를 식별하게 됩니다.

단계 4: 협상과 계약

• 4-1. 윈-윈 협상: 협상에서 양측이 만족할 수 있는 윈-윈 결과를 추구하세요. 과도한 협상은 관계를 손상시킬 수 있습니다.
• 4-2. 계약 조건 명확화: 계약 조건을 명확하게 작성하세요. 특히 가격, 납품 일정, 보증 조건, 법적 책임 및 해지 조항을 주의깊게 검토하세요.

전달받은 제안서를 토대로 협상이 진행됩니다. 협상과 계약 단계에서는 선택한 공급업체와 가격 및 조건을 협상합니다. 협상이 진행될 때는 ‘우선 협상 대상자’를 미리 선정하는 경우도 있습니다. 

협상은 양측의 이익이 상충하면서 합리적인 가격과 우수한 조건을 서로 협의하며 진행됩니다. 협상이 완료되고 최종 공급업체가 정해지면 계약 조건을 작성하고 양측이 동의한 후 계약을 서명합니다. 계약은 제품 공급 및 서비스 제공에 대한 법적 기반을 제공하며, 각 당사자의 의무와 권리를 명확하게 정의합니다.

단계 5: 주문과 결제

• 5-1. 주문의 정확성: 주문서에 제품의 세부 정보, 수량, 가격 및 납품 일정이 정확하게 기록되어 있는지 확인하세요.
• 5-2. 결제 보안: 결제 프로세스는 보안에 민감한 영역입니다. 안전한 결제 절차를 따르고, 관련된 인증 및 보안 프로토콜을 준수하세요.

계약 완료 단계의 다음 단계는 '실행'입니다. 주문과 결제 단계에서는 계약에 따라 제품을 주문하고 결제를 진행합니다. 주문서에는 제품 세부 정보, 수량, 가격 및 납품 일정이 포함되어야 합니다. 결제는 계약에서 합의된 대로 이루어지며, 발주 확인서와 같은 서류를 준비하여 관리합니다. 이 단계에서 정확한 주문 및 결제 절차를 따르는 것이 중요합니다.

단계 6: 제품 수령과 검수

• 6-1. 품질 검사: 제품 수령 시 품질 검사를 철저히 수행하세요. 주문한 제품이 손상되거나 불량한 경우 즉시 대응이 필요합니다.
• 6-2. 반품 및 교환 절차: 불량 제품 또는 주문 오류 시 반품 및 교환 절차를 숙지하세요. 공급업체에 마련되어 있는 제품 교체 및 보상을 위한 프로세스를 알고 있어야 합니다.

구매한 사무용품을 수령했다고 해도 총무 업무는 끝나지 않습니다. 제품을 수령한 즉시 검수는 필수죠. 검수 단계에서는 공급업체로부터 수령한 제품에 대해 퀄리티 검사가 이루어집니다. 수령한 제품이 주문한 내용과 일치하는지를 확인하며, 품질 검사를 통해 제품의 상태와 성능을 평가합니다. 

이 과정에서 불량 제품 또는 누락된 제품이 발견되면 이를 처리하고 문제를 해결하는 절차를 따릅니다. 품질 검사는 제품의 안전성과 만족도를 보장하기 위해 필수적입니다.

단계 7: 관리 및 유지보수

• 7-1. 유지보수 계획: 장기적인 유지보수 계획을 수립하고 필요한 정기 점검 및 보수 작업을 계획하세요.
• 7-2. 추가 구매 및 업그레이드: 필요한 경우 추가 구매나 제품 업그레이드를 검토하고 이를 조직의 운영에 효과적으로 통합하세요.

마지막 단계로, 관리 및 유지보수 단계에서는 제품의 장기적인 성능을 보장하기 위해 유지보수 계획을 수립하고 관리합니다. 여기서 공급업체와의 관계를 유지하기 위한 관리도 들어갑니다. 사무용품은 수시로 필요할 수 있기 때문에, 카탈로그에 대한 업데이트나 추가 구매를 검토하기도 합니다.

B2B사무용품 구매 절차를 더 쉽게

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2. 모든 구매 요청을 통합해서 관리할 수 있어요.

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3. 외부몰 상품도 URL만 있으면 통합구매 가능해요

업무마켓9에 없는 상품이 있었나요?
특정 제품에 대한 구매처가 따로 있다고 해도 걱정하지 마세요! 다른 온라인 마켓, 외부몰 상품이라도 URL만 있다면 통합해서 구매 관리할 수 있답니다. 방법은 간단해요. 업무마켓9에 해당 상품의 URL을 전달주시기만 하면 끝! 각기 다른 제품 구매처를 따라 여러 사이트 계정을 관리하는 일은 그만 하셔도 됩니다😄

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