By workmarket in 업무효율 — 18 2월 2025

[총무꿀팁] 기안서, 품의서, 지출 결의서 차이는? (ft. 결재 문서 프로세스)

총무 담당자가 실무에서 바로 적용할 수 있도록 기안서, 품의서, 지출결의서의 차이와 활용법을 쉽게 정리해 소개해 드리겠습니다.

총무 업무를 하다 보면 기안서, 품의서, 지출결의서 등 각종 결재 서류를 작성하게 됩니다. 하지만 이 세 가지 문서가 언제, 왜 필요한지 잘못 작성하는 경우가 종종 있는데요. 예를 들어, 사무실 컴퓨터를 구매할 때 기안서를 써야 할까요, 품의서를 써야 할까요? 아니면 지출결의서만 올려도 되는 걸까요?

세 가지 문서의 차이를 명확히 이해하면 불필요한 결재 반려를 줄이고 승인 속도를 높일 수 있습니다. 총무 담당자가 실무에서 바로 적용할 수 있도록 기안서, 품의서, 지출결의서의 차이와 활용법을 쉽게 정리해 소개해 드리겠습니다.

기안서 : 업무 진행을 위한 첫걸음

기안서는 업무의 시작을 알리는 문서입니다. 회사에서 새로운 프로젝트를 진행하거나, 물품을 구매할 때 결재를 받아야 하는데요. 이때 작성하는 문서가 기안서입니다.

기안서는 단순 업무 요청서가 아닌 [업무의 필요성과 기대 효과를 설득하는 문서]입니다. 따라서 왜 필요한지, 어떤 효과가 있는지를 설명하는 것이 중요합니다. 예를 들어 의자를 교체하려면 단순히 ‘의자가 낡았다’ 고 기재하는 것이 아닌 직원의 불편 사항, 업무 효율 저하, 교체 비용 대비 기대효과 등을 구체적으로 작성해야 승일 가능성이 높아집니다.

또한, 기안서는 결재권자(ex: 팀장, 이사, 대표 등)의 의사결정을 돕는 역할도 하는데요. 예산, 일정, 실행 계획 등을 명확히 기재하면 불필요한 질의응답이 줄어들고 승인 속도도 빨라집니다. 특히 총무 업무에서는 업체 선정, 계약, 비용 지출 등 중요 사안이 많이 때문에 기안서를 정확하게 작성하는 것이 필수입니다.

정리하자면, 기안서는 단순한 행정 문서가 아니라 업무 진행의 첫 단추입니다. 제대로 작성하면 승인 과정이 빨라지고, 반대로 부실하게 작성하면 결재 반려로 인해 업무가 지연될 수 있습니다. 총무 담당자로서 효율적인 기안서 작성법을 익히는 것은 필수 역량 중 하나라고 할 수 있습니다.

🖥️포함해야 하는 내용
- 배경, 목적 : 해당 구매가 왜 필요한지 설명
- 세부 내용 : 일정, 구매 개수, 관련 부서 협업 여부
- 예산 개요 : 대략적인 비용 (필요시 추후 상세 품의) - 기대 효과 : 생산성 향상, 비용 절감, 만족도 증가 등

품의서 : 승인받기 위한 최종 제안

품의서는 의사 결정권자에게 공식적으로 승인을 요청하는 문서입니다. 기안서가 ‘이런 업무를 진행할 예정입니다’라는 제안이라면, 품의서는 ‘이 내용을 승인해 주세요’라는 요청에 가깝습니다. 보통 비용이 수반되거나, 경영진의 의사결정이 필요한 사안에 품의서를 작성합니다.

예를 들어, 사무실 인테리어 공사를 진행하려면 먼저 기안서를 통해 필요성을 설명하고, 이후 구체적인 예산, 실행 계획, 계약 업체 정보 등을 포함한 품의서를 제출하여 승인을 받아야 합니다. 품의서가 통과되면 비로소 해당 업무를 진행할 수 있습니다.

품의서는 명확한 근거를 작성하는 것이 중요합니다. 단순히 ‘필요합니다’ 아니라, 업무 효율성 향상, 비용 절감, 생산성 증가 등의 구체적인 효과를 제시하면 승인 가능성이 높아집니다. 또한, 담당자의 주관적인 의견보다는 객관적인 데이터, 비교 자료, 견적서 등을 첨부하는 것이 효과적입니다.

🖥️포함해야 하는 내용
- 비용, 예산 상세내역
- 비교 견적서 : 최소 2~3곳
- 계약 조건

지출결의서 : 비용 집행을 위한 필수 문서

지출결의서는 승인된 예산을 실제로 집행할 때 필요한 문서입니다. 품의서 통과 후, 해당 비용을 정산하거나 지급할 때 반드시 작성해야 합니다. 즉, 이미 승인된 비용에 대한 증빙과 지급 요청을 위한 절차라고 볼 수 있습니다.

지출결의서는 보통 영수증, 세금계산서, 계약서 등의 증빙자료와 함께 제출되며, 사내 규정에 따라 일정 금액 이상일 경우 추가 결재 절차가 필요할 수도 있습니다. 예를 들어, 직원 복지를 위해 사무용 의자를 구입했다면, 품의서 승인 후 실제 구매를 진행하고, 지출결의서를 통해 결제 요청을 하게 됩니다.

작성 시 주의할 점은 비용 항목을 명확하게 기재하고 증빙자료를 빠짐없이 첨부하는 것입니다. 누락된 정보가 있으면 지급이 지연될 수 있으며, 불필요한 행정 절차가 추가될 수도 있습니다.

🖥️포함해야 하는 내용
- 세부 비용 내역 : 세부 견적서
- 지급 방식 : 카드, 계좌이체 등
- 증빙자료 : 사업자등록증, 통장사본
- 지급일

기안서 VS. 품의서 VS. 지출결의서

이 세 가지 문서는 업무 진행 과정에서 각각 중요한 역할을 합니다. 단계를 정리하면 다음과 같습니다.

총무 담당자는 회사 운영을 원활하게 하기 위해 다양한 행정 업무를 수행합니다. 기안서, 품의서, 지출결의서를 적절히 활용하면 불필요한 결재 지연을 방지하고, 업무 효율성을 극대화할 수 있습니다.

또한, 명확하고 논리적인 문서 작성은 경영진의 신뢰를 높이고, 업무 추진력을 강화하는 데 큰 도움이 됩니다. 결국, 총무의 역할은 단순한 문서 작성이 아니라 회사 운영의 흐름을 매끄럽게 조율하는 것입니다. 오늘부터 기안서, 품의서, 지출결의서를 더욱 전략적으로 활용해 보세요!