업무효율

[총무꿀팁] 총무팀의 숨은 팀원, CHAT GPT로 업무하는 방법

소모품 관리 보고서 작성이나 행사 계획 수립 등 업무를 AI가 대신 처리해 준다면 어떨까요?

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2024년 12월 10일 • 7 min read

총무 담당자는 회사의 중심에서 조직과 임직원의 원활한 운영을 돕는 중요한 위치에 있습니다.

총무의 업무 중 소모품 관리, 차량 배차, 문서 발송, 행사 준비 등 반복적이고 세세한 업무는 상당한 시간을 요구합니다. 그 결과, 정작 중요한 전략적 업무에 집중할 시간이 부족해지는 경우가 많아지는데요. 만약 소모품 관리 보고서 작성이나 행사 계획 수립 등 업무를 AI가 대신 처리해 준다면 어떨까요?

총무 담당자는 단순 반복 업무에서 벗어나 더 중요한 일에 집중할 수 있고, 업무의 속도와 정확성은 획기적으로 향상될 것으로 예상됩니다.

최근 AI 기술의 발전으로 비효율을 해결할 수 있는 방법이 많이 등장했습니다. 특히 GPT와 같은 생성형 AI를 활용한다면 단순 반복 업무를 자동화하고 데이터 분석 및 문서 작업을 지원해 총무 업무를 좀 더 수월하게 진행할 수 있습니다.

🖥️ 반복 업무를 자동화할 수 있습니다

총무 업무에서 가장 많은 시간을 차지하는 것은 반복적이고 규칙적인 작업입니다. 소모품 구매 요청 또는 정기 보고서 등의 업무는 매달 반복되며, 요청하는 개수가 많아질수록 실수의 가능성도 커집니다. GPT를 이용한다면 엑셀 템플릿 생성, 데이터 기반 자동 보고서 작성, 구매 목록 정리 등 손쉽게 수행할 수 있는데요.

예를 들어 직원들의 소모품 요청 데이터를 입력하면 GPT가 자동으로 데이터를 분석하고, 중복된 항목을 합산해 효율적인 구매 목록을 생성할 수 있습니다. 아래는 이를 기반으로 GPT가 생성할 수 있는 결과물의 예시입니다.

질문 예시 : 다음 데이터를 바탕으로 부서별 소모품 구매 현황을 요약하고, 항목별 총 수량을 계산해 줘.
입력 데이터 예시 :

GPT가 생성한 결과물 예시 :

데이터를 단순히 나열하는 것에 그치지 않고 효율적으로 요약하고 필요한 인사이트를 도출할 수 있습니다. 이러한 자동화는 업무 속도를 높이고, 직원들이 보다 전략적인 작업에 집중할 수 있도록 도와줍니다.

🧡커뮤니케이션을 지원합니다

총무 담당자의 업무는 내부 직원들과의 커뮤니케이션이 중요한 비중을 차지합니다.

직원들의 문의에 응대하거나 공지사항을 작성하고, 반복적인 요청을 처리하는 과정은 많은 시간을 소모합니다. GPT를 활용한다면 커뮤니케이션 업무를 효율적으로 활용해 총무 담당자의 부담을 줄일 수 있습니다.

질문 예시 : 다음 주 신년행사 공지 이메일 초안을 작성해 줘. 내용은 일시, 장소, 드레스코드, 참석 여부 확인 방법을 포함해 줘.
GPT가 생성한 결과물 예시 :

GPT를 활용한 커뮤니케이션은 시간 소모를 줄이고 모든 직원이 신속하고 정확한 정보를 받을 수 있도록 도와줍니다. 특히, 공지사항 작성이나 반복적인 질문 응답과 같은 작업이 간소화되어 업무 효율성을 크게 높일 수 있습니다.

GPT는 단순히 응대 시간을 줄이는 것을 넘어 직원들과의 커뮤니케이션 품질을 높여 회사 전체의 운영을 더욱 원활하게 만듭니다.

📖 데이터 기반 의사결정을 지원합니다

총무 업무에서 발생하는 다양한 데이터는 체계적으로 분석하고 활용하는 데 많은 시간이 소요되거나, 복잡한 분석 작업이 어려운 경우가 많습니다. GPT는 데이터를 기반으로 중요한 인사이트를 빠르고 정확하게 도출할 수 있도록 도와줍니다. GPT는 설문 조사 데이터를 요약하고, 응답 경향을 분석해 핵심 내용을 정리할 수 있는데요. 직원 만족도 설문 데이터를 입력하면 응답률, 주요 불만사항, 개선 요청 등을 요약하여 보여줍니다.

질문 예시 : 지난 6개월간 소모품 구매 데이터를 분석해 주요 비용 발생 품목과 절감 방안을 알려줘.
GPT가 생성한 결과물 예시 :