회사의 ‘언성(unsung)’ 히어로, 2025년 총무팀의 KPI 설정과 달성 방법까지
회사의 숨은 영웅 총무! 회사 전체의 운영은 책임지고 있지만 평가가 명확하게 되지 않는 것이 고민인 총무 담당자들이 읽으면 좋은 게시글 :)
총무팀은 회사의 ‘숨은 영웅’입니다.
비품 관리와 자산 운영을 통해 매일 회사가 원활하게 돌아가도록 유지하며, 다른 부서의 성공을 위해 묵묵히 일하는 존재죠. 비록 그 성과가 겉으로 드러나진 않지만, 그만큼 총무팀은 회사를 지탱하는 ‘보이지 않는 손’임에 틀림없습니다.
총무팀은 회사 전체의 운영을 책임지고 있지만, 이 중요한 역할이 명확하게 평가되지 않는 것은 모든 총무 담당자들의 공통 고민입니다. 이번 글에서는 2025년을 대비해 ‘언성 히어로’ 총무팀의 성과를 명확히 보여줄 수 있는 KPI 설정 방법과 실제 도움이 될 수 있는 팁들을 소개합니다. 함께 확인해 보시죠.
2025년 총무팀 KPI 설정, 이렇게 해보세요.
어떤 회사의 총무팀은 한 해 동안 자산 관리 방식을 개선해 연간 1억 원 이상의 비용을 절감했다고 해요. 확보된 예산으로 회사는 중요한 신규 프로젝트에 투자를 할 수 있었죠.(굉장한 일이죠?)
이런 사례들을 보면 총무팀의 업무도 비즈니스의 매출 성과에 큰 영향을 줄 수 있다는 반증이 됩니다. 그럼 실제로 요즘 많은 회사에서 설정하고 있는 총무팀의 KPI를 소개해 드리니 힌트를 얻어보시기 바랍니다.
- KPI: 전년 동기 대비 5% 경비 절감
- OKR: 소모품 및 운영비 항목별 절감 목표를 세분화하여, 부서별 예산 관리가 효율적으로 이루어지도록 합니다. (Objective Key Result)
# 1-1 달성하기 위한 액션 방안
a. 비용 분석 : 지난해의 비용 항목을 분석하여, 불필요하게 지출된 부분과 절감이 가능한 항목을 구분합니다.
b. 공급업체 재협상 : 특정 물품의 사용 빈도가 높은 경우, 공급업체와의 협상에서 대량 구매 할인 또는 장기 계약 할인 조건을 확보합니다.
c. 대체 제품 고려 : 구매품목을 살펴보며 좀 더 저렴한 대체품이 있는지 조사하여, 품질을 유지하면서도 비용을 줄일 수 있는 방안을 검토합니다.
- KPI: 자산 관리 오류 건 수 3% 미만
- OKR: 자산 관리 프로세스를 디지털화하여 실수 발생을 줄이고, 데이터 기반 자산 관리를 목표로 합니다
# 2-1 액션 방안
a. 비품 관리 시스템 활용 : 자산 상태와 위치를 실시간으로 추적할 수 있는 소프트웨어를 도입해, 누락이나 중복 관리를 방지합니다.
b. 정기 점검 일정 설정 : 시스템을 통해 각 자산의 유지보수 일정과 상태를 관리하고, 정기적인 점검을 통해 문제가 생기기 전에 조치할 수 있도록 합니다.
c. 직원 교육 강화 : 자산 관리 시스템 사용법과 주요 절차를 직원들에게 교육하여, 시스템 활용도와 자산 관리 효율성을 높입니다.
- KPI: 주요 반복 업무 처리 시간 20% 단축
- OKR: 단순 반복 업무의 자동화 도입을 통해 직원의 업무 효율을 높입니다.
# 3-1 액션 방안
- 자동화 도구 도입 : Chat GPT 등 AI 자동화 툴을 통해, 간단한 데이터 입력이나 문서 업데이트와 같은 반복 작업을 자동화합니다.
- IT 장비 관리 자동화 : IT 자산의 상태와 사용 이력을 자동으로 기록하는 시스템을 도입해, 장비 관리 업무의 속도를 높입니다.
- 문서 관리 자동화 : Google Workspace나 Slack과 같은 협업 툴을 사용해, 부서 간 커뮤니케이션과 문서 공유를 간소화합니다.
KPI 설정할 때 이 점은 주의하세요.
⭐ 현실적인 목표 설정이 중요해요
- 예산 절감 목표를 설정할 때, 회사의 운영 규모와 기존 예산 지출 패턴을 분석한 후, 달성 가능한 수준에서 목표를 설정합니다. 예를 들어, 갑작스러운 비용 절감보다 3년에 걸친 점진적 절감 목표가 더 현실적일 수 있습니다.
- 목표가 너무 높아 직원들이 성취 가능성을 낮게 느낀다면 오히려 비효율적입니다. 목표 달성 시 보상을 고려해 동기를 부여하는 것도 좋습니다.
⭐ 정기적인 평가와 피드백은 필수
- 월별 리뷰 세션
- KPI는 설정하고 나서 방치하는 것이 아니라, 매월 성과 리뷰를 통해 진척도를 확인해야 합니다. 예를 들어, 매월 소모품 예산을 점검하여 절감 목표에 얼마나 근접했는지 확인하고, 필요하면 계획을 수정하는 식입니다.
- 총무팀은 여러 부서와 협업이 잦기 때문에, 각 부서에서 받은 피드백을 KPI 성과 평가에 반영하여 더 효율적인 프로세스를 구축하는 데 활용할 수 있습니다.
⭐ 명확한 수치로 말해요
- 정량적 목표 제시
- "비용 절감"이라는 목표보다 "소모품 비용 10% 절감"처럼 수치화된 목표가 훨씬 효과적입니다. 목표를 명확히 수치화하면 진행 상황을 추적하기 쉽고, 성과 평가도 명확해집니다.
- 예를 들어, 자산 관리에서 발생하는 실수를 줄이기 위해 "자산 관리 오류 0%"와 같이 구체적이고 쉽게 이해할 수 있는 목표를 설정해 실수 방지의 동기를 부여합니다.
총무팀은 비즈니스의 지속가능성을 만드는 존재예요.
총무팀은 단순히 사무실 비품과 자산을 관리하는 부서가 아닙니다. 총무팀이 예산을 절감하고, 자산을 효율적으로 관리하며, 업무 프로세스를 최적화하는 노력이 모여, 회사가 장기적으로 건강하고 지속 가능한 경영을 할 수 있게 만듭니다.
예를 들어, 지점이 많은 회사에서 총무팀의 비용 절감 전략은 수백만 원의 예산 절약으로 이어질 수 있으며, 이는 곧 경영 안정성에 기여합니다. 자산 관리를 통해 기기 유지비를 절감하고, 효율적인 자원 배치를 통해 업무 속도를 높이는 것은 모든 부서가 더 생산적으로 일할 수 있는 환경을 조성합니다.
총무팀이 지속적인 비용 절감과 운영 최적화에 기여함으로써, 회사는 불확실한 경영 환경 속에서도 더 안정적이고 효율적인 경영을 이어나갈 수 있습니다. 결국 총무팀은 보이지 않는 곳에서 회사를 지탱하고, 비즈니스의 지속 가능성을 뒷받침하는 핵심 부서입니다.
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