우리 회사 비용이 새고 있는 이유 : 통제되지 않은 구매(Maverick Buying)

비용이 새는 구멍,
Maverick 구매(통제되지 않은 구매)를 아시나요?

총무구매 담당자라면 매월 말이면 찾아오는 두통의 원인, 바로 회사의 비용 관리 때문에 생기는 스트레스입니다.

"어제 분명히 비슷한 결재 건이 있었는데, 오늘 또 같은 물건 결재가 올라왔네요."
"이건 누가 언제 주문한 거죠? 계약된 업체가 따로 있는데..."
"이렇게 비싸게 샀다고요? 우리가 계약한 가격의 두 배잖아요!"

혹시 익숙한 이야기 아닌가요? 그렇다면 여러분 회사는 이미 'Maverick 구매'의 전형적인 증상을 겪고 계십니다.

한 달에 10만 원씩 새고 있다면, 1년이면 120만 원.
10개 부서에서 똑같은 일이 벌어진다면, 연간 1,200만 원이 새어나가고 있는 셈입니다.우리도 모르는 사이, 회사의 자산이 물 새듯 빠져나가고 있는 거죠. 

오늘은 이 보이지 않는 구멍, Maverick 구매에 대한 이야기를 해보려 합니다. 함께 알아볼까요?

1. Maverick 구매(통제되지 않은 구매)란?

회사의 공식 구매 절차를 무시하고 '내 맘대로 행해진' 구매를 말합니다. 마치 장보기 목록 없이 마트에 가서 충동구매하는 것처럼, 회사의 정해진 구매 방침을 따르지 않고 즉흥적으로 물품을 구매하는 행위입니다.

회사 비품을 구매할 때, 총무/재무팀의 승인을 받지 않고 개인이 직접 주문해버리거나, 회사와 계약된 업체가 있는데도 다른 업체에서 사무용품을 구매하는 경우를 들 수 있습니다. 또 부서 법인카드로 필요할 때마다 소액 결제하는 것도 'Maverick 구매'의 한 형태입니다.

2. 왜 이런 구매 방식이 위험할까요?

1) 비용이 눈덩이처럼 불어납니다

대형마트에서 대량으로 구매하면 할인을 받을 수 있죠. 'Maverick 구매'는 편의점에서 하나씩 사는 것과 같은 이치입니다. B2B 구매 상황에서는 알맞지 않아요. 회사가 거래처와 맺은 할인 계약의 혜택을 받지 못하게 되고, 같은 물건을 여러 부서가 제각각 구매하면서 중복 비용이 발생하게 됩니다. 또 연간 계약으로 받을 수 있는 특별 할인도 놓치게 되죠.

2) 거래처와의 관계가 손상됩니다

B2B 환경에서 ‘신뢰’는 ‘비용’과 직접적으로 연결됩니다. Maverick 구매는 곧 단골 식당을 두고 다른 식당을 가는 것처럼, 기존에 맺은 거래처와의 신뢰 관계를 훼손시키는 행위입니다. 연간 구매 약정량을 채우지 못해 위약금이 발생할 수도 있고, 더 나아가 거래처와 추가 가격 협상을 진행할 때 불리하게 작용할 가능성이 높습니다.

3) 법적인 문제가 생길 수 있습니다

회사의 구매 정책을 지키지 않는 것은 많은 문제를 초래합니다. 대부분의 문제는 관리되지 않은 거래처로 인해 생긴다고 하는데요. 직접적인 비용 손실을 넘어 법적 리스크까지 번질 위험이 높습니다. 세금 처리가 제대로 되지 않아 세무조사에서 지적을 받을 수 있고, 보증되지 않은 서비스나 상품의 구매로 인해 거래처의 문제를 그대로 떠앉게 되는 경우도 발생할 수 있습니다.

3. Maverick 구매를 줄이면 어떤 점이 좋아질까요?

1) 최대 25% 비용 절감 효과가 납니다.

구매 프로세스를 체계화하면 평균 15-25%의 비용 절감 효과가 있습니다. 대량 구매 할인, 계약 우대 가격, 시즌 할인 등을 활용할 수 있어 같은 품목이라도 더 저렴하게 구매할 수 있습니다. 실제로 업무마켓9의 한 고객사는 '전사적 비용관리' 기능(=비용통제)을 통해 Maverick 구매가 불가능한 환경을 만들면서 연간 구매 비용을 1억 원 가까이 절감하는 효과를 경험했습니다.

2) 거래처와 협상할 때 더 큰 힘이 생깁니다.

거래처와의 관계가 개선되면서 더 좋은 조건으로 계약을 맺을 수 있습니다. 구매 물량을 한곳에 몰아줄 수 있어 더 큰 할인율을 적용받을 수 있고, 우수 고객으로 인정받아 특별 서비스나 긴급 상황 시 우선 대응 등의 혜택을 받을 수 있습니다.

3) 총무 구매 담당자들의 업무 효율성 크게 향상됩니다.

총무 구매 담당자들의 불필요한 업무가 줄어들어 핵심 업무에 집중할 수 있습니다. 반복적인 소액 구매나 문서 작업이 줄어들면서 업무 시간이 절약되고, 이는 곧 인건비 절감으로 이어집니다. 궁극적으로 단순 업무 리소스의 감소는 비용·자원관리에 대한 전략적 접근을 가능하게 하는 환경을 만듭니다.

4. Maverick 구매를 막을 수 있는 방법은?

Maverick 구매는 단순히 잘못된 구매 행동에서 비롯된 문제가 아닙니다. 문제는 회사의 구조와 DNA입니다. 이전 글 '비용 절감보다 비용통제가 중요한 이유'에서 얘기드린 바와 같이, 회사의 시스템과 프로세스가 이 문제를 방지할 준비가 되어 있지 않다면, 아무리 주의해도 같은 문제가 반복될 수밖에 없습니다.

비용관리 솔루션이 그 해답이 될 수 있습니다. 체계적인 시스템으로 구매 프로세스를 투명하고 효율적으로 관리하는 것은 자연스럽게 Maverick 구매가 불가능한 환경을 만들고, 회사 비용의 예측가능성을 높이는 가장 효과적인 방법입니다.

이제, 비용관리 솔루션이 어떻게 Maverick 구매를 예방하고 더 나은 구매 환경을 만들어주는지 알아보겠습니다.

5. 솔루션으로 Maverick 구매 막기

업무마켓9과 같은 비용관리 솔루션은 회사의 구매 프로세스를 통합하는 것으로 비용이 보다 관리되고 통제될 수 있는 환경을 만듭니다. 'Maverick 구매'와 같이 비용 손실을 야기하는 활동을 미리 예방하는 것이죠.

그럼 비용관리 솔루션이 정확히 어떤 기능적 역할을 해내는지 알아 보겠습니다.

1. 통합 구매 프로세스 관리

구매 요청부터 결재, 승인, 지불까지 모든 프로세스가 하나의 시스템에서 이루어집니다. 승인된 구매 건에 한해서만 구매가 진행되므로, Maverick 구매와 같은 불필요한 지출을 사전에 방지할 수 있습니다. 이는 기업 내 구매 전담 매니저가 있는 것과 같은 효과를 주고 체계적인 구매 관리를 가능하게 합니다.

2. 스마트한 예산 관리

부서별, 프로젝트별로 예산을 설정하고 실시간으로 사용 현황을 확인할 수 있습니다. 미리 설정된 예산 내에서만 사용이 가능하기 때문에 비용 계획에 따른 운영이 가능합니다.

3. 계약된 카테고리와 상품만 노출

비용관리 솔루션 내 마켓에는 계약된 카테고리와 상품만 노출됩니다. 그 외의 카테고리나 상품을 이용하려면 반드시 관련 담당자의 확인을 받거나 사전에 정해진 구매 프로세스를 따라야 하죠. 이를 통해 검증되지 않은 제품이나 서비스의 무분별한 구매를 효과적으로 제한할 수 있습니다.

4. 데이터 기반 분석

구매 패턴을 분석하여 비효율적인 지출을 찾아낼 수 있습니다. 어떤 부서, 어떤 카테고리에서 얼마나 비용이 발생하는지, 빈도는 어떤지 세부적인 파악이 가능하기 때문에 데이터를 기반해 개선 작업을 진행할 수 있습니다.

마무리하며

2025년, 글로벌 경기 침체와 원자재 가격 상승으로 기업들의 비용 관리가 그 어느 때보다 중요해졌습니다. 특히 Maverick 구매로 인한 비용 누수는 더 이상 간과할 수 없는 문제가 됐습니다.

마치 작은 구멍이 결국 배를 침몰시키듯, 통제되지 않은 구매는 기업의 건전성을 위협합니다. 그나마 다행인 건, 이 문제에 대한 해답이 있다는 점입니다. 기존 구매 프로세스를 점검하거나 솔루션을 적극 활용하는 것으로 우리는 더 이상 비용이 새어나가지 않도록 관리하고 통제할 수 있습니다.

비용관리, 이제는 실천이 필요한 시점입니다.

(FAQ) 담당자님이 더 궁금할 수 있는 내용들

Q1. 'Maverick 구매'란 무엇인가요?
Maverick 구매는 조직의 공식적인 구매 절차를 따르지 않고, 직원들이 독자적으로 물품이나 서비스를 구매하는 행위를 말합니다

Q2. Maverick 구매가 발생하는 주된 이유는 무엇인가요?
주로 공식 구매 절차의 복잡성, 긴 소요 시간, 또는 직원들의 절차에 대한 인식 부족으로 인해 발생합니다

Q3. Maverick 구매를 방지하기 위한 효과적인 방법은 무엇인가요?
명확한 구매 정책 수립, 직원 교육, 솔루션 도입 등을 통해 방지할 수 있습니다.

Q4. Maverick 구매가 발생했을 때의 대응 방법은 무엇인가요?
해당 구매를 분석하여 원인을 파악하고, 관련 직원들에게 교육을 실시하며, 필요한 경우 구매 절차를 개선해야 합니다.

Q5. Maverick 구매를 줄이기 위한 조직 문화 개선 방안은 무엇인가요?
투명한 의사소통, 책임 의식 강화, 그리고 구매 절차의 중요성에 대한 전사적 인식을 높이는 것이 중요합니다.