지금 회사의 구매 업무는 ‘직무 분리’가 잘 되어 있나요? : 직무 분리(S.O.D)

"이 거래처 등록은 누가 했지? 계약서는 어디 있나?"
"지난 달 대금... 누가 승인했다고요?"
"아니, 이렇게 비싸게 산 거예요?"

✅ 이런 문제가 반복된다면, 회사의 구매 프로세스에서 ‘직무 분리(SOD, Segregation of Duties)’가 제대로 이루어지지 않았을 가능성이 큽니다.

최근 국제공인부정조사관협회(ACFE) 보고서에 따르면, 기업들은 직원 사기 사건 한 건당 평균 178만 달러(약 24억 원)의 손실을 보고 있다고 해요., 이들 중 29%는 직무 분리 체계가 없었던 것으로 나타났습니다.

 즉, 직무 분리가 되지 않으면 불필요한 비용 지출뿐만 아니라, 기업 내 리스크 관리에도 심각한 문제를 초래할 수 있다는 뜻이죠.

1. 직무 분리란?

직무 분리(Segregation of Duties, SOD)는 내부 통제의 핵심 원칙 중 하나예요. 한 사람이 모든 구매 프로세스를 담당하지 않고, 업무를 나눠서 처리하는 걸 말해요.

쉽게 말해, 구매 업무를 '요청-승인-집행' 단계로 나누고, 각 단계별 담당자를 따로 두는 거죠.

한 사람이 모든 프로세스를 담당하지 않도록 구조를 만들면, 실수와 부정을 예방하고 업무 효율성을 극대화할 수 있습니다.

2. 직무 분리가 왜 필요할까요?

직무 분리는 구매를 제대로 관리하기 위한 기반을 마련하는 작업으로 볼 수 있습니다. 보안과 내부 통제를 강화하고, 실수를 방지하며, 부정 행위를 예방하는 구조를 만드는 일입니다.

1) 실수 방지

한 사람이 모든 걸 처리하면 실수하기 쉽습니다. 하지만 여러 사람이 검토하면 오류를 사전에 발견할 수 있어요. 중복 구매나 승인 누락 같은 실수도 크게 줄일 수 있습니다.

2) 부정 예방

혼자서 모든 과정을 처리할 수 없게 함으로써 부정 거래나 횡령 위험을 줄일 수 있어요. 연구 결과에 따르면, 적절한 직무 분리만으로도 부정 위험을 90%까지 줄일 수 있다고 해요!

3) 업무 효율 UP!

각자 전문 분야에 집중할 수 있어서 업무 효율이 높아져요. 책임 소재도 명확해져서 문제가 생겼을 때 빠르게 대응할 수 있는 것도 장점이죠.

3. 지금 회사가 이런 상황이라면 위험합니다

1) 구매-지불 프로세스의 위험 신호

업무 과정에서 한 사람에게 과도한 권한이 집중되어 있다면 아주 위험한 상황이라고 볼 수 있어요. 특히 구매 담당자가 거래처 등록부터 대금 지불까지 모든 과정을 처리하는 경우가 가장 위험한데요. 이런 권한 집중은 의도치 않은 실수나 고의적인 부정 행위로 이어질 수 있기 때문입니다.

예를 들어, 부서별로 같은 물품을 제각각 다른 가격으로 구매하거나, 긴급하다는 이유로 승인 절차를 건너뛰는 경우가 있죠. 특히 거래처 등록 시 검증 절차가 없거나 지출 증빙 관리가 제대로 되지 않는다면 즉각적인 개선이 필요합니다.

2) 불명확한 권한과 책임 체계

대부분 회사에서 구매 체계가 불명확한 문제가 있다는 걸 아시나요? 누가 어디까지 책임져야 하는지 모호한 상황이 발생하면 업무 처리가 지연되거나 중요한 검토 과정이 누락될 수 있습니다.

구매 업무 프로세스가 제대로 문서화되지 않거나, 시스템이 있어도 제대로 활용하지 않는 경우도 많습니다. 특히 급한 업무 처리를 위한 예외 상황이 반복되면서 잘못된 관행으로 굳어지는 경우가 많은데, 이는 내부 통제를 무력화시키는 주요 원인이 됩니다.

3. 성공적인 직무 분리, 이렇게 시작하세요

1) 핵심 업무 영역, 어떻게 나눌까요? ✂️

구매 프로세스는 반드시 세 단계 이상으로 나눠야 해요. 요청-승인-집행 이 세 가지 원칙을 꼭 기억하세요!

• 실무 담당자가 필요한 물품/서비스를 요청하고,
• 관리자급에서 구매 건을 검토하고 승인해요.
• 최종적으로 재무나 회계팀에서 집행과 지불을 담당해야 합니다.

계약 관리의 경우에는 네 단계로 나눠야 해요.

• 실무 부서에서 조건 협상을 진행하고,
• 관리 또는 법무 부서의 검토를 거쳐요.
• 중요한 계약은 반드시 경영진의 최종 승인을 받아야 하고,
• 이후 계약 관리와 보관은 별도의 관리 부서에서 전담하는 게 좋아요.

이렇게 나누면 구매와 계약에서 벌어질 리스크들을 최소화할 수 있답니다.

2) 우리 회사 규모에는 어떻게 적용해야 할까요?

• 50인 미만 소규모 기업 : 최소한의 직무 분리
  최소한의 필수적인 분리부터 시작하는 게 좋아요. 승인 권한과 지불 권한을 분리하는 게 가장 중요하고요. 여기에 기본적인 기록 관리 체계를 더하고, 정기적인 상호 검토 시스템을 운영하는 것만으로도 효과를 볼 수 있어요.
• 50인 이상 기업 : 체계적인 시스템 도입
  체계적인 시스템 도입이 필요해요. 부서별 전담 구매 담당자를 지정하고, 정기적인 내부 감사 제도를 운영해야 하죠. 특히 체계적인 권한 관리 시스템을 구축하면 업무 효율과 통제력을 동시에 잡을 수 있어요. 비용 절감이 필요할 때, 정책에 따른 적절한 실행이 가능하도록 시스템을 갖추는 게 중요하답니다.

(직무 분리, 어떻게 시작할 수 있나요?👀)

성공적인 직무 분리를 위해서는 명확한 프로세스를 구축하고 이를 체계적으로 운영할 수 있어야 하지만, 많은 기업에서는 내부 전문가가 부족한 경우가 많습니다. 

그래서 많은 경우, 구매관리 전문 솔루션을 활용해 직무 분리를 시스템화하고, 각 담당자의 접근 권한을 차등 적용합니다. 이를 통해 승인자, 구매 담당자, 지불 담당자 등 역할별 권한이 구분되어 불필요한 접근을 차단하고, 모든 업무 흐름이 기록되어 문제 발생 시 신속하게 원인을 파악하고 대응할 수 있습니다.

👉 이제, 구매관리 솔루션을 활용해 직무 분리를 효과적으로 실행하는 방법을 살펴보겠습니다.

4. 구매관리 솔루션을 활용한 직무 분리 방법

1️⃣ 요청 - 승인 - 집행의 명확한 프로세스 구축

구매-지출 프로세스에서 요청, 승인, 집행의 역할을 명확히 분리하여 불필요한 리스크를 줄입니다.

• ✔ 구매/요청: 각 부서에서 필요 물품/서비스 요청
• ✔ 주문 확인/승인: 지정된 결재자가 요청을 검토 후 승인
• ✔ 지불/집행: 회계/재무팀에서 최종 지출 및 지급 처리

업무마켓9 솔루션 활용 방법
✅ [통합 구매 프로세스] : 승인 전 구매 불가 설정으로 사전 통제
✅ [전자결재 시스템] : 결재 라인을 자동화하여 승인 속도 개선

2️⃣ 담당별 권한 부여 시스템로 부정 및 오류 예방

기업 내 구매 프로세스에서 특정 개인에게 과도한 권한이 집중될 경우, 실수나 부정 거래가 발생할 위험이 높아집니다.

• ✔ 부정 사례 방지: 한 사람이 거래처 등록부터 결제까지 담당하지 않도록 권한을 분산
• ✔ 권한 부여 설정: 직무별 필요한 권한만 부여하여 불필요한 접근 차단

➡ 업무마켓9 솔루션 활용 방법
✅ [권한 기반 승인 프로세스] : 직급별 역할에 따른 승인 라인 자동 설정
✅ [거래처 등록 관리] : 신규 공급업체 등록 시 검토 및 승인 절차 필수화

3️⃣ 부서별 예산, 지출 내역을 투명하게 관리

구매 지출이 부서별로 분산되어 있으면 중복 지출이 발생하거나 불필요한 비용이 증가할 수 있습니다.

• ✔ 예산 초과 사전 방지: 실시간 예산 추적 가능
• ✔ 중복 구매 방지: 부서별 승인 프로세스 및 공급업체 관리

➡ 업무마켓9 솔루션 활용 방법
✅ [예산관리 시스템] : 부서별 예산 한도 설정 및 초과 지출 사전 차단
✅ [지출 리포트] : 월별, 분기별 부서별 지출 내역을 자동 집계

📌 직무 분리는 기업의 지속 가능성을 결정짓는 핵심 전략입니다.

직무 분리는 곧, 기업의 미래를 결정하는 전략적인 투자입니다.단순히 내부 프로세스를 개선하는 것이 아니라, 기업의 경쟁력을 높이고 지속 가능한 운영 모델을 구축하는 것이죠.

지금 우리 회사는 비용을 통제하고, 리스크를 최소화할 준비가 되어 있나요?