단순 '비용절감'에서 전략적 '비용통제'로 - 2025년 비용관리 핵심과제

 물가상승이 지속되는 2024년, 내년에는 더 심한 상황이 예견되고 있어서 많은 기업들이 너도 나도 비용을 줄이는데 총력을 기울이고 있습니다. 아마 이 글을 찾아온 여러분도 비슷한 상황과 고민에 놓여 있을 것 같아요.

총무 구매(=간접구매) 담당자들 사이에서 '비용절감'과 '비용통제'의 개념이 자주 혼동되곤 하는데, 이는 효과적인 비용관리를 어렵게 만드는 걸림돌이 되고 있습니다. 이 두 개념의 차이를 제대로 이해한다면, 기업의 비용관리는 한 단계 더 발전할 수 있을 거예요 오늘 함께 확인해보시죠.

비용절감: 일시적 효과의 한계

비용절감은 마치 단기 다이어트와 같습니다. 당장의 체중 감량을 위해 극단적인 식단 조절을 하는 것처럼, 현재 발생하는 비용을 즉각적으로 줄이는 데 집중합니다. 조금 더 저렴한 공급업체로 변경하거나 대량구매 할인을 활용하는 등의 방법으로 빠른 효과를 볼 수 있죠. 하지만 다이어트 후 요요가 오는 것처럼, 줄였던 비용이 다시 늘어나는 경우가 많습니다.

결과적으로, 비용관리 측면에서 근본적인 해결책이 되지 못합니다.

비용절감의 주요 특징

• 단기적이고 즉각적인 효과 추구
• 일회성 비용 감축에 초점
• 지속가능성 부족

비용통제: 지속가능한 관리의 시작

반면 비용통제는 기업의 지속적인 구매 정책을 수립하는 일입니다. 건강을 위해 전문가를 찾고 건강한 생활습관을 만드는 것과 비슷해요. 전문가가 제시해준 규칙적인 운동과 균형 잡힌 식단으로 건강을 관리하듯, 비용 발생의 전 과정을 체계적으로 관리하는 것이죠. 구매 요청부터 승인, 집행, 정산까지 모든 단계가 투명하게 기록되고, 구매 항목을 특정해 불필요한 지출을 막습니다. 이렇게 통제된 지출은 비용 손실을 사전에 파악하고 예방할 수 있어요.

특히 총무 구매(=간접구매) 관리자에게 있어 비용통제는 필수적입니다. 건강검진처럼 정기적인 모니터링을 통해 예산 사용 현황을 실시간으로 확인할 수 있고, 비정상적인 지출을 조기에 발견할 수 있기 때문입니다. 또한 모든 구매 기록이 남기 때문에, 향후 구매 계획 수립에 귀중한 데이터로 활용될 수 있습니다.

비용통제의 핵심 가치

• 장기적이고 지속가능한 비용관리
• 데이터 기반의 의사결정
• 예측 가능한 예산 운영

비용절감과 비용통제의 차이(+표)

비용 절감이 단기적 성과를 내는 데 효과적이라면, 비용 통제는 장기적이고 지속 가능한 결과를 만듭니다. 아래 표는 이 둘의 주요 차이점을 정리한 것입니다.

효과적인 비용통제를 위한 핵심 전략 

비용통제는 단순히 정책을 만들고, 공유하는 것만으로는 달성할 수 없습니다. 연초에 끊었던 헬스 이용권이 무용지물이 되는 경우는 많이 봤을 거예요. 비용통제의 실현은 체계적인 관리와 준비를 통해 이뤄질 수 있습니다. 성공적인 비용통제에 도움이 될만한 핵심 4가지 전략을 기반으로 시작해 보세요. 

첫째, 명확한 구매 프로세스를 수립해야 합니다.
구매 요청부터 승인, 발주, 검수, 지불까지 각 단계별 담당자와 검토 사항을 명확히 정의하는 것이 중요합니다. 이는 마치 운동 계획을 세우는 것과 같아서, 목표와 실행 방법이 구체적일수록 성공 확률이 높아집니다.

둘째, 데이터 기반의 예산 계획이 필수입니다.
과거의 구매 이력과 패턴을 분석하여 각 부서별, 품목별 적정 예산을 설정해야 합니다. 이는 우리 몸에 필요한 영양소와 칼로리를 계산하는 것과 같은 과정입니다.

셋째, 구매 담당자들의 역량 강화가 필요합니다.
단순히 발주 업무를 넘어, 시장 동향 분석, 협상 전략 수립, 공급업체 관리 등 전문적인 지식이 요구됩니다. 이는 전문 트레이너의 도움을 받아 올바른 운동 방법을 배우는 것과 같습니다.

넷째, 전문 솔루션의 도입이 필수적입니다.
현대의 비용통제는 디지털 시스템을 통한 체계적인 관리가 기본이 되어야 합니다. 마치 스마트워치가 우리의 건강 데이터를 정확하게 측정하고 관리하듯, 전문 솔루션은 기업의 모든 구매 활동을 정확하게 기록하고 분석합니다. 여기에 전문가의 컨설팅이 더해진다면 솔루션 활용도를 더욱 높일 수 있습니다.

업무마켓9: 비용통제의 새로운 기준

이러한 맥락에서 업무마켓9는 비용통제를 위한 최적의 솔루션을 제공하고 있어요. 국내 최초의 마켓형 간접구매 솔루션으로서, 실시간 모니터링부터 데이터 분석, 프로세스 자동화까지 비용통제에 필요한 모든 기능을 가지고 있죠. 특히, 간접구매 전문가의 컨설팅을 통해 단순한 비용절감을 넘어 전략적인 비용통제를 가능하도록 지원합니다.

비용통제를 성공시키는 업무마켓9 주요 서비스5

• 비용 절감을 위한 지출분석 컨설팅
• ‘가이디드 바잉’ 가이드 설계에 대한 전문가 지원
• 실시간 구매 및 예산 현황 모니터링
• 체계적인 구매 프로세스 관리
• 데이터 기반의 의사결정 지원

비용통제, 이제는 선택이 아닌 필수입니다

 기업 환경이 빠르게 변화하는 2025년, 단순한 비용절감으로는 경쟁력을 확보할 수 없습니다.

체계적인 비용통제야말로 기업의 지속가능한 성장을 위한 필수 요소가 됐어요. 담당자들은 이제 비용통제 시스템을 통해 단순한 비용 감축을 넘어, 전략적인 자원 관리와 함께 전체적인 업무 효율까지 얻을 수 있죠.

특히 업무마켓9와 같은 전문 솔루션의 등장은 비용통제를 더욱 효과적으로 만들어주고 있습니다. 담당자들을 데이터에 기반한 의사결정으로 기업의 수익성 향상에 직접적으로 기여할 수 있는 환경을 맞이 했어요.

이제 총무 구매 담당은
'단순 관리직'에서 벗어나 '전문직'의 영역이 됐습니다.

비용절감에서 비용통제로의 전환, 그리고 전문 솔루션의 활용. 이것이 바로 2025년 구매관리의 새로운 패러다임이자, 기업 경쟁력의 핵심 열쇠가 될 것입니다.

자주 묻는 질문

Q: 비용통제와 비용절감 중 어떤 것이 더 효과적인가요? 
A: 장기적 관점에서는 비용통제가 더 효과적입니다. 비용절감이 일시적인 효과를 주는 반면, 비용통제는 지속가능한 비용관리를 가능하게 합니다.

Q: 비용통제 시스템 도입의 첫 단계는 무엇인가요? 
A: 현재 구매 프로세스를 분석하고, 디지털 도구를 활용한 체계적인 모니터링 시스템을 구축하는 것부터 시작해야 합니다.