MRO 전산화로 비품 구매 비용 월 700만원 절감한 사연
베스트원은 업무마켓9을 가장 잘 활용하고 있는 업체에요. 총무팀 안경민 팀장님과 김현웅 주임님을 만나 1시간 반 동안의 인터뷰로 다양한 얘기들을 나눌 수 있었습니다. 지금 그 인사이트를 공유드립니다.
“실제로 월 700만원이나 비용 절감이 됐어요.
업무마켓9 도입은 총무팀 가장 큰 업적이라 생각합니다.”
업무마켓9 도입 전 고민☔️
- 800명의 구매를 엑셀로 관리 했어요. 요청을 모아서 구매를 진행해야 했는데 평균 400개 구매 건을 한 번에 처리해야 했어요.
- 구매 히스토리 관리가 어려워서 알맞은 구매 요청 건인지 판단이 어려웠어요.
업무마켓9 도입 후 변화🌈
- 모든 구매 요청 건들을 실시간으로 처리해요.
- 3일 걸리던 비품 구매관리 업무가 하루 만에 가능해졌어요.
베스트원은 업무마켓9을 가장 잘 활용하고 있는 업체에요. ‘평택 프리미엄 아울렛’을 직접 운영하는 베스트원은 약 150여 개 브랜드와 800여명 직원들을 관리하고 있어요. 총무팀 안경민 팀장님과 김현웅 주임님을 만나 1시간 반 동안의 인터뷰로 다양한 얘기들을 나눌 수 있었습니다. 개인적으로 꼭 한번 만나고 싶었는데, 꿈이 이뤄졌네요. 지금 그 인사이트를 공유드립니다.
[ 베스트원 총무팀은 800여명의 직원을 관리하고 있어요. ]
베스트원은 어떤 회사인가요? 간단하게 소개 부탁드려요!
베스트원 안경민 팀장님 : 베스트원은 2006년에 아울렛 사업을 시작해서 지금은 평택 소재의 평택프리미엄아울렛을 운영하고 있는 회사에요. 2017년 아울렛 건물을 지으면서 본격적인 사업 확장을 시작했고, 2022년 쇼핑몰 신축과 함께 패션, F&B, 식품관, 사우나, CGV 등 150여 개의 매장을 직영 형태로 운영하고 있습니다.
총무팀 업무 범위가 상당할 거 같아요. 맡고 계신 업무에 대해 알려주실 수 있나요?
베스트원 김현웅 주임님 : 맞아요. 직영으로 운영하다 보니 800여 명의 직원 모두 총무팀의 관리 대상입니다. 총무팀은 기본적인 총무 업무와 더불어, 평택 프리미엄 아울렛에 입점한 150여 개 브랜드가 정상적으로 운영될 수 있도록, 구성원들이 필요로 하는 서비스와 물품을 대신 구매해 주고 관리하는 역할을 하고 있어요. 그중에서도 보험 관리, 법인차량 관리, 비품 구매관리 등은 꾸준히 발생하는 업무입니다.
[ 엑셀로 800명을 관리하고 있었어요. ]
800명이라는 직원 수만 봐도 총무팀 일이 쉽지 않을 것 같아요. 어려움이나 고민은 없었을까요?
김현웅 주임 : 아무래도 150여 개 브랜드들에게서 넘어오는 구매 요청을 처리하는 게 참 어려웠어요. 업무마켓9을 사용하기 전에는 엑셀로 구매 요청 건들을 관리했었거든요. 그래서 일주일에 2, 3일은 비품 관리하는 데 집중할 수 밖에 없었습니다. 늘 야근의 연속이었죠.
안경민 팀장 : 그리고 총무팀의 고민은 항상 비용 절감 일 수밖에 없어요. 그러려면 지출되는 비용에 대한 데이터 관리가 절대적으로 필요한데, 처음 총무팀장을 맡았을 때는 연간 총 간접구매 지출 비용을 산출하기도 어려운 상황이었어요. 간접구매 품목들의 특성상 업체도, 담당자도 모두 다르다 보니 추적이 쉽지 않았습니다.
업무마켓9 도입할 때는 어떤 기대를 가지고 계셨나요?
안경민 팀장 : 가장 큰 기대는 '구매 프로세스 전산화'였어요. 아무래도 일주일에 3일을 비품 구매 관리에 쏟다 보니 다른 업무들에 차질이 생기더라고요. 가장 시급하게 바꿔야겠다 생각하던 차에 업무마켓9을 알게 됐습니다.
김현웅 주임 : 저는 명함 서비스 기능을 가장 기대했어요. 기존에는 프로그램 활용 문제 때문에 어쩔 수 없이 마케팅팀이 명함 업무를 맡고 있었는데, 총무팀 입장에서 직접 처리가 어려워서 불편함이 많았거든요. 업무마켓9으로 명함을 전산화해서 총무팀에서 한 번에 명함 업무를 진행할 수 있길 기대했어요.
[ 3일 걸리던 일이 하루만에 가능해졌어요. ]
업무마켓9을 도입하고 어떤 변화가 있었나요?
안경민 팀장 : 모든 구매 프로세스가 전산화됐어요. 이제는 패션, F&B 등 150여 개 각 브랜드 담당자들이 각자 계정으로 직접 구매 요청을 진행합니다. 모든 요청 건들은 김 주임님이 관리하는 계정으로 모이고 1차 결재가 진행된 다음, 제 계정으로 최종 결재를 진행하고 있어요. 전체 구매 건들은 주문 내역 리스트에서 기간별로 확인하고, 또 필요하면 자료로 다운받을 수 있죠.
김현웅 주임 : 가장 달라진 건 실시간으로 구매 요청 건들을 처리하는 거예요. 애매한 부분이 있으면 동봉된 견적서 파일로 확인하면 되니까 추가 커뮤니케이션에 들어가는 리소스가 거의 발생하지 않게 됐어요. 담당자들도 직접 제품을 요청하니까 만족감이 더 커진 거 같아요 전산화의 효과가 생각보다 더 컸어요. 실시간 처리가 가능하다보니, 3일 걸리던 비품 구매관리 업무가 하루 만에 정리가 됐습니다.
[ 업무마켓9은 고객 편에서 업무를 도와줘요. ]
그외에 만족하신 부분이 있다면요?
안경민 팀장: 이건 꼭 말씀드리고 싶었는데 업무마켓9은 처리가 굉장히 빨라요. 무엇보다 문제가 생겼을 때 같은 편에 서서 함께 고민해 줘서 좋았어요. 다른 MRO 업체들을 보면 대행업체와 관련된 서비스는 처리가 굉장히 늦거나 제한적인 경우가 많아요. ‘우리는 구매 대행이라서요.’, ‘직접 들어가서 보세요.’ 이런 답변만 들었거든요.
그런데 업무마켓9은 중간에서 직접 업체와 컨택해주고, 업무를 정말 편하게 만들어준다는 느낌을 받았어요. 기본적인 자세 자체가 고객 편에서 최대한 도움 주려고 하는 것 같았죠.
사견을 덧붙이자면, MRO 시장은 이제 더 이상 가격 자체만으로는 경쟁력이 없다고 봐요. 대행업체와의 커뮤니케이션, 통합 관리 같이 정말 고객에게 편의를 줄 수 있는 서비스가 진정한 경쟁력이라고 생각합니다. 그런 부분을 업무마켓9이 충족해 줬어요.
아쉬운 점도 있었을 거 같아요. 말씀해 주실 수 있나요?
안경민 팀장 : 사실 업무마켓9이 가장 저렴하다고 볼 수는 없어요. 워낙 '쿠ㅇ' 같은 대형 플랫폼 사가 최저가 정책으로 저렴하다 보니, 최저가가 아닌 상품도 일부 존재하죠. 그런 상품들이 있을 때 구성원들이 ‘관리자만 편하려고 쓰는 거죠?’라는 얘기를 듣기도 했어요. 제가 잔다르크처럼 도입을 주장한 사람이었거든요(웃음)
김현웅 주임 : 시스템이 아직 완성형이라고 할 수 없는 부분이 있죠. 부분적으로 사용이 원활하지 않은 곳이 있어 활용법이 어렵게 느껴질 수 있거든요.. 하지만 로직 자체가 업무에 너무 도움돼서 좋아요. 아까 말씀드렸던 장점들이 상쇄할 수 있죠. 지금의 작은 에러들은 충분히 개발될 것이라고 예상하고 있어요.
계속해서 개선해나갈 부분이라 생각합니다.
오늘 말씀 주셨던 오류 부분은 개발팀과 함께 빠르게 고치겠습니다!
[ 비품 구매 비용 월 700만원 절감할 수 있었어요. ]
업무마켓9 서비스를 뭐라고 정의할 수 있을까요?
안경민 팀장 : 구매 관리의 전산화,
이것 하나만으로도 저희는 대만족입니다. 그런데 업무마켓9 도입하고 비품 구매 비용품목에서 월 700만원 비용 절감 효과가 있었어요. 제가 작년부터 총무팀장을 맡고 난 후 최고의 실적이라고 생각합니다.
사실 그동안 보험금 환수나 통신 중계기 비용 환수, 쓰레기 수거 절감 등등 그보다 큰 규모의 비용 절감한 일이 많아요. 그래도 저는 가장 큰 성공을 업무마켓9 도입으로 얻은 비용절감 효과를 꼽습니다. 우리 팀의 큰 업무의 전환점이고 실적이라고 생각하거든요. 앞으로의 절감될 비용과 올라갈 업무의 효율성의 가치가 상당합니다.
마지막으로 아직 업무마켓9을 모르는 분들께 한마디해 주신다면?
안경민 팀장 : 정말, 이 시스템은 게임 체인저라고 생각해요. 우리 베스트원처럼 크고 복잡한 구매 요청을 다루는 회사에 있어서 업무마켓9은 구세주같은 존재거든요. 도입하고 나서 비용 절감은 물론이고, 일하는 방식 자체가 달라졌어요. 업무 처리가 훨씬 빨라지고 간편해져서 일의 효율성이 확 올라갔죠. 아직 전통적인 방식에 리소스를 고민하고 있다면, 한 번 업무마켓9을 시도해 보시길 추천드려요.
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