[총무꿀팁] 회사 다이어리, 달력 제작 체크리스트 : 진행부터 마무리까지 모든 것

회사에서 배포하는 다이어리와 달력은 단순히 시간을 관리하는 도구를 넘어, 브랜드 이미지를 강화하고 직원들의 업무 효율성을 높이는 중요한 역할을 합니다. 그렇기에 총무 담당자가 이러한 제작을 맡는 것은 매우 중요한 업무 중 하나 입니다. 대부분의 경우 마케팅 팀과 협업하여 제작하지만, 간혹 총무팀이 혼자서 모든 과정을 책임지고 진행해야 하는 상황도 발생할 수 있습니다. 

총무 담당자가 다이어리와 달력을 효과적으로 제작하고 관리할 수 있도록, 제작 프로세스와 필요한 체크리스트를 소개하겠습니다.

1️⃣ 사전 준비 : 제작 업체를 선정해요!

다이어리와 달력을 제작할 업체를 선정할 때는 몇 가지 중요한 기준이 있습니다. 먼저, 포트폴리오를 확인하여 과거 작업물을 통해 업체의 디자인 품질을 파악합니다.

또한, 비슷한 프로젝트 경험이 있는지 확인하고, 명확하고 간결하게 요청 사항을 전달하는 메일을 작성해봅니다. 이를 통해 업체의 신뢰도와 능력을 파악하고, 성공적인 협업을 위한 기반을 마련할 수 있습니다.

🌟 체크리스트
 📋 업체의 포트폴리오 확인
 📋 비슷한 프로젝트 경험 여부
 📋 메일로 요청 사항 명확히 전달 (기간, 금액, 품질)

2️⃣ 제작 과정 : 디자인 제작부터 인쇄까지!

디자인 컨셉을 설정할 때는 회사의 CI/BI를 반영하여 일관된 브랜드 이미지를 유지해야 합니다. 디자인 의뢰 시에는 색상, 로고, 글꼴 등 주요 요소를 명확히 전달하고, 정기적인 피드백과 수정 요청을 통해 소통을 유지합니다. 이렇게 하면 예상치 못한 문제를 미리 예방하고, 최종 결과물을 만족스럽게 완성할 수 있습니다. 총무담당자는 이 과정에서 중요한 역할을 합니다.

제작 과정에서는 재료 선택, 인쇄 품질, 마감 처리 등이 중요한 체크 포인트입니다. 종이의 질감과 두께를 선택하고, 색상 정확도와 인쇄 방식을 확인하며, 코팅과 제본 방식 등의 마감 처리를 꼼꼼히 점검합니다.

🌟 체크리스트
 📋 종이 질감 및 두께 선택
 📋 색상 정확도 및 인쇄 방식 확인
 📋 마감 처리 점검 (코팅, 제본 방식 등)

3️⃣ 제작 완료 : 피드백 및 품질 검사

초안 확인 후 수정 사항을 반영하고 최종 디자인을 승인합니다. 이 과정에서 피드백을 통해 필요한 부분을 수정하고 보완하여 최종 결과물을 완성합니다. 총무팀, 대표님 등  의견을 수렴하고 필요한 경우 마케팅팀, 디자인팀 등 타 팀의 조언을 받는 것도 좋은 방법입니다. 이를 통해 더 나은 품질의 결과물을 얻을 수 있습니다.

인쇄물의 품질을 확인하는 것은 필수입니다. 색상, 재료, 마감 상태 등을 꼼꼼히 검사하고, 오류나 불량 여부를 점검하여 최종 납품 전에 모든 문제가 해결되도록 합니다. 품질 검사는 여러 단계에서 이루어져야 하며, 특히 최종 제품을 수령할 때는 세심한 검토가 필요합니다. 이를 통해 완성도 높은 제품을 직원들에게 제공할 수 있습니다.

🌟 체크리스트
 📋 최종 디자인 승인
 📋 인쇄물 품질 검사 (색상, 재료, 마감 상태 등)
 📋 최종 제품 검수 및 불량 여부 확인

4️⃣ 계약 및 수령 완료!

계약서 작성 시에는 가격, 납기 일정, 품질 보증 조건 등을 명확히 기재해야 합니다. 계약서 작성 요령은 명확하고 상세하게 기재하여 추후 문제가 발생하지 않도록 하는 것입니다. 특히, 계약서에는 불가항력 조항과 같은 예외 상황에 대한 대응 방안도 포함하는 것이 좋습니다. 이를 통해 예기치 못한 상황에서도 원활하게 대처할 수 있습니다. 총무는 계약서 작성 과정에서 모든 조건을 철저히 검토해야 합니다.

납품 일정 관리는 매우 중요합니다. 납품 기한과 진행 상황을 모니터링하고, 문제 발생 시 대처 방안을 마련합니다. 정기적인 업데이트를 통해 진행 상황을 확인하고, 일정이 지연될 가능성이 있을 때는 즉각적인 대응이 필요합니다. 이렇게 하면 납품 지연으로 인한 업무 차질을 방지할 수 있습니다.

🌟 체크리스트
 📋가격, 납기 일정, 품질 보증 조건 명확히 기재
 📋 납품 기한 및 진행 상황 모니터링
 📋 정기적인 진행 상황 업데이트

5️⃣ 내부, 외부 활용 방법

🎀 내부 활용
다이어리와 달력을 직원들에게 배포하여 업무 효율성을 증대시킬 수 있습니다. 직원들이 자신의 일정과 목표를 명확히 하고, 효율적으로 관리할 수 있도록 돕습니다. 이를 통해 팀 간의 협업이 강화되고, 업무 계획을 보다 체계적으로 수립할 수 있습니다. 총무는 이 배포 과정에서 중요한 역할을 하며, 직원들의 활용도를 높이기 위한 다양한 방법을 고민할 필요가 있습니다.

🎀 외부 활용
고객 및 파트너사에게 배포하여 브랜드 이미지를 제고할 수 있습니다. 이로 인해 회사의 전문성과 신뢰도를 높일 수 있습니다. 또한, 고객과의 관계를 강화하고, 파트너사와의 협력을 촉진하는 데에도 큰 도움이 됩니다. 이를 통해 비즈니스 성과를 향상시킬 수 있습니다. 총무는 외부 배포 시 회사의 이미지를 고려한 맞춤형 디자인을 추천할 수 있습니다.

이 게시글을 통해 총무 담당자들이 다이어리와 달력을 효과적으로 제작하고, 이를 통해 회사의 업무 효율성을 높이는 데 도움이 되기를 바랍니다. 업무마켓9과 함께 다양한 솔루션을 통해 기업의 업무 효율성을 더욱 높이세요!

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